Inhoud:

6. Volledige fieldmapping CRM naar EDU-DEX XML

1. Inleiding

EDU-DEX is een non-profit stichting die elke 24 uur actuele gegevens over tienduizenden opleidingen en cursussen distribueert naar bedrijven, organisaties, overheden en portals — waaronder Leeroverzicht.nl, de website van de Rijksoverheid, sociale partners en onderwijskoepels. Zo kunnen miljoenen potentiële deelnemers een opleiding kiezen op basis van betrouwbare en onafhankelijke informatie.

De EDU-DEX module in Eudonet STB CRM maakt het mogelijk om cursusinhoud automatisch aan EDU-DEX aan te bieden via een dagelijks batchproces dat XML-bestanden genereert. Zonder deze koppeling moeten opleidingen handmatig in de EDU-DEX interface worden ingevoerd.

1.1 Doelgroep

Dit document is bedoeld voor:

Functioneel beheerders die de koppeling inrichten en beheren
Key users (bijv. opleidingscoördinatoren) die gegevens invoeren op het EDU-DEX tabblad

1.2 Releasehistorie

Versie	Release	Omschrijving
8.2.5	Mrt 2023	Initiële inrichting EDU-DEX koppeling als standaard module
8.2.6	Mrt 2023	Verbeterde labels en SQL query-validatie
8.4.2	Dec 2023	Uitbreiding veldset — nieuw EDU-DEX tabblad op cursus en groep
8.4.2	Sep 2024	Rework: CROHO-velden, UI-verfijning, readonly trainingsvelden op groep
8.4.10	2025	Training items op Generic Program Run niveau (zonder geplande groepen)

Releasetekst 8.2.5: Via de EDU-DEX koppeling biedt Stb Cursus de mogelijkheid om (een deel van) het trainingsaanbod aan te bieden in deze online portal. EDU-DEX biedt een data standaard en verzamelplaats voor de informatie van vele opleiders, met één centraal uitgiftepunt van de informatie van al die opleiders en elke 24 uur een update.

Releasetekst 8.2.6: De koppeling met EDU-DEX is uitgebreid, waardoor het mogelijk is om diverse extra velden in te richten en mee te sturen naar EDU-DEX. Dit kan voor het grootste gedeelte worden gedaan op het niveau van de cursus en voor een deel op de cursusgroep. Hiervoor is een extra tabblad ‘EDU-DEX’ aanwezig.

Releasetekst 8.4.2: De koppeling met EDU-DEX is uitgebreid, waardoor het mogelijk is om diverse extra velden in te richten en mee te sturen naar EDU-DEX. Dit kan voor het grootste gedeelte worden gedaan op het niveau van de cursus en voor een deel op de cursusgroep. Hiervoor is een extra tabblad 'EDU-DEX' aanwezig.

Releasetekst 8.4.10: EDU-DEX uitbreiding — Als cursussen nog niet zijn gepland kunnen deze nu wel via de EDU-DEX integratie aangeboden worden, zodat potentiële deelnemers hun interesse kunnen tonen en inzicht hebben in het totale cursusaanbod.

2. Hoe werkt de koppeling?

De EDU-DEX koppeling werkt via een geautomatiseerd batchproces. Elke nacht worden XML-bestanden gegenereerd op basis van de trainingsgegevens in het CRM. Deze bestanden worden op een geconfigureerde serverlocatie geplaatst, waarna het EDU-DEX platform ze ophaalt en verwerkt. De informatie verschijnt vervolgens op alle portals die EDU-DEX afnemen.

2.1 Processtappen op hoofdlijn

Eudonet consultant activeert de EDU-DEX module.
Eudonet consultant configureert de instellingen: serverpad, publicatie-URL, SQL-query, e-mail, OrgUnitID.
Eudonet consultant activeert het batchproces 'EDU-DEX Export' (standaard elke nacht).
Batchproces genereert XML-bestanden per cursus (incl. groepen en planningsdata).
EDU-DEX haalt de bestanden op via de Publicatie URL en verwerkt ze.
EDU-DEX valideert de bestanden dagelijks en stuurt foutmeldingen naar het geconfigureerde e-mailadres.

2.2 XML-structuur en gegevensniveaus

De XML-bestanden die worden gegenereerd volgen de EDU-DEX standaard (formaat XML_Programma) en bevatten gegevens op drie niveaus:

Niveau	XML-element	Omschrijving	Bron in CRM
Programma	programClassification / programDescriptions	Algemene opleidingsinformatie	Tabel training + edudex
Uitvoering	programSchedule » programRun	Informatie per trainingsgroep	Tabel train_group + edudex_group
Sessie	programRun » courseDay	Datum/tijd per sessiedag	Tabel train_group_schedule
Kosten	programRun » cost	Artikelkosten per groep	Tabellen train_group_item, art_vat, art_currency
Locatie	programRun » location	Locatiegegevens	Tabellen organisation, address

3. Het EDU-DEX tabblad in het CRM

Wanneer de EDU-DEX module actief is, verschijnt een extra tabblad 'EDU-DEX' op zowel het Cursus- als het Cursusgroep-formulier. Hier worden de EDU-DEX-specifieke gegevens ingevuld. Op deze gegevens kan ook gezocht worden.

3.1 Gedrag: Cursus vs. Cursusgroep

	Cursusformulier	Groepsformulier
Trainingsgegevens (EDU-DEX niveau)	Bewerkbaar	Alleen-lezen (geërfd van cursus)
Groepsspecifieke velden	Niet van toepassing	Bewerkbaar
Nieuw groep aanmaken	—	EDU-DEX velden worden automatisch gekopieerd van de cursus
Tabblad zichtbaar	Altijd (indien module actief)	Alleen indien edudex vinkje aanstaat op de cursus

3.2 Velden op Cursusniveau

De volgende velden zijn beschikbaar op het EDU-DEX tabblad van het Cursusformulier. Verplichte velden voor EDU-DEX zijn gemarkeerd.

Verplicht	CRM-tabel	CRM-veld	Label in CRM	Opmerking
Ja	training	training_code	(Cursus code)	Eigen opleiding ID
Ja	training	training_title	(Cursus naam)	Opleidingsnaam
Ja	edudex	fully_online	Volledig online	Boolean (0/1)
Ja	edudex	program_level	Opleidingsniveau	Keuzelijst op maat
Ja	edudex	program_summary_text	Samenvatting	Max. 200 tekens
Ja	training	description	(Omschrijving)	Max. 1200 tekens
Ja	edudex	application_type	Aanmelding	individual / Group
Ja	edudex	program_type	Type opleiding	Vaste waardelijst
Ja	edudex	program_duration	Opleidingsduur aantal	Getal
Ja	edudex	program_duration_unit	Opleidingsduur eenheid	Vaste waardelijst
Ja	edudex	program_form	Programmatijden	Vaste waardelijst / multi-select
Ja	edudex	start_date_determination	Aanvangstype	Vaste waardelijst
Nee	edudex	offered_until	Einddatum studiejaar	Datum
Nee	edudex	degree	Einddocument	Vaste waardelijst
Nee	edudex	credits_pe	Studiepunten PE	Tekst; wordt als 'credits' gestuurd
Nee	edudex	credits_ects	Studiepunten ECTS	Tekst; wordt als 'credits' gestuurd
Nee	edudex	course_site_link	Link naar online omgeving	URL
Nee	edudex	application_open	Geopend voor aanmelding	Boolean
Nee	edudex	payment_due	Betalingsmoment	Vaste waardelijst
Nee	edudex	required_level	Benodigd niveau	Vaste waardelijst
Nee	edudex	study_load	Studiedruk aantal	Getal
Nee	edudex	study_load_period	Studiedruk eenheid	Vaste waardelijst
Nee	edudex	contact_name	Coordinator	Tekst
Nee	edudex	role	Coordinator rol	Tekst
Nee	edudex	expires_date	Geldig tot	Datum

3.3 Velden op Groepsniveau

De volgende velden zijn specifiek voor de cursusgroep (edudex_group). De trainingsgegevens van de cursus zijn op de groep alleen-lezen.

Verplicht	CRM-tabel	CRM-veld	Label in CRM	Opmerking
Ja	edudex_group	status	Inschrijfstatus	Geopend / Gesloten / Geannuleerd
Ja	train_group	start_date	Startdatum	Datum startgroep
Ja	train_group	end_date	Einddatum	Datum eindgroep
Nee	edudex_group	application_deadline	Deadline aanmelding	Datum
Nee	edudex_group	contact_hours_part_of_day	Contactmomenten	Vaste waardelijst / multi-select
Nee	edudex_group	number_of_contact_sessions	Contacttijd	Getal
Nee	edudex_group	amount_valid_until	Kosten geldig tot	Getal

Opmerking: Als bij een cursusgroep geen startdatum is ingevuld, worden de programRun en courseDay elementen NIET meegenomen in de XML-uitvoer. Vul altijd een startdatum in bij groepen die gepubliceerd moeten worden.

4. Verplichte velden en standaardwaarden

EDU-DEX vereist een aantal velden verplicht in de aangeleverde XML-bestanden. Als deze velden niet zijn ingevuld in het CRM, wordt een standaardwaarde meegestuurd. Onderstaande tabel toont de verplichte velden uit de fieldmapping.

CRM-tabel	CRM-veld	XML-pad	Standaardwaarde
training	training_code	programClassification » programId	(leeg)
training	training_title	programDescriptions » programName	(leeg)
edudex	fully_online	programClassification » fullyOnline	0 (false)
training	locatie	programClassification » programLocation	(leeg)
edudex	program_level	programClassification » programLevel	(leeg)
edudex	program_summary_text	programDescriptions » programSummaryText	(leeg)
training	description	programDescriptions » programDescriptionText	(leeg)
edudex	application_type	programAdmission » applicationType	individual
edudex	program_type	programClassification » programType	training
edudex	program_duration	programClassification » programDuration	(leeg)
edudex	program_duration_unit	programClassification » programDuration @unit	(leeg)
edudex	program_form	programClassification » programForm	(leeg)
edudex	start_date_determination	programAdmission » startDateDetermination	(leeg)
edudex_group	status	programSchedule » programRun » status	application opened
train_group	start_date	programSchedule » programRun » startDate	(geen export)
train_group	end_date	programSchedule » programRun » endDate	(geen export)

5. Waardelijsten (vaste keuzeopties)

De volgende velden hebben een vaste set toegestane waarden die door EDU-DEX worden geaccepteerd. In het CRM zijn deze geconfigureerd als keuzelijsten.

5.1 Type opleiding (program_type)

Waarde (EN)	Label (NL)
coaching	coaching
conference	conferentie
document	document
exam	examen
lecture	lecture
educational	lerarenopleiding
master class	masterclass
regular	regulier
training	training
virtual classroom	virtual classroom
webinar	webinar
workshop	workshop
self study	zelfstudie
traineeship	traineeship
internship	stage

5.2 Programmatijden (program_form)

Waarde (EN)	Label (NL)
distance learning	afstandsonderwijs
part-time	deeltijd
dual	duaal
full-time	voltijd

5.3 Aanvangstype (start_date_determination)

Waarde (EN)	Label (NL)
fixed starting date	vaste startdatum
agreed starting date	afgesproken startdatum
direct start	direct starten

5.4 Studiedruk eenheid (study_load_period)

Waarde (EN)	Label (NL)
day	dag(en)
week	weken
month	maanden
year	jaar
hour	uur
program	gehele opleiding
1st year	1e jaar

5.5 Inschrijfstatus groep (status)

Waarde (EN)	Label (NL)
application opened	Geopend
application closed	Gesloten
canceled	Geannuleerd

5.6 Betalingsmoment (payment_due)

Waarde (EN)	Label (NL)
up-front	vooraf
afterwards	achteraf
installments	in termijnen

5.7 Contactmomenten (contact_hours_part_of_day)

Waarde (EN)	Label (NL)
morning	ochtend
afternoon	middag
evening	avond
day	dag
night	nacht
weekend	weekend

5.8 Benodigd niveau (required_level) — selectie

Waarde (EN)	Label (NL)
none	niet van toepassing
mbo	mbo
mbo niveau 1	mbo niveau 1
mbo niveau 2	mbo niveau 2
mbo niveau 3	mbo niveau 3
mbo niveau 4	mbo niveau 4
havo	havo
vwo	vwo
hbo	hbo
bachelor	hbo bachelor
master	hbo master
academic bachelor	wo bachelor
academic master	wo master
PhD	PhD

6. Volledige fieldmapping CRM naar EDU-DEX XML

Onderstaande tabel toont de volledige mapping van CRM-velden naar de EDU-DEX XML-structuur, gebaseerd op de officiële fieldmapping documentatie. Velden gemarkeerd met 'x' bij 'Covered' zijn geïmplementeerd in de koppeling. Velden met 'o' zijn optioneel maar (nog) niet geïmplementeerd.

Sectie	EDU-DEX label (NL)	XML-pad	CRM-tabel	CRM-veld	Verplicht	Gedekt
Kerninformatie	Eigen opleiding ID	programClassification » programId	training	training_code	x	x
Kerninformatie	Geldig tot	expires	edudex	expires_date		x
Kerninformatie	Einde instroom	programClassification » offeredUntil	edudex	offered_until		x
Kerninformatie	Opleidingsnaam	programDescriptions » programName	training	training_title	x	x
Kerninformatie	Volledig online	programClassification » fullyOnline	edudex	fully_online	x	x
Kerninformatie	Locatie (organisatie)	programClassification » programLocation	training	—	x	x
Kerninformatie	LocatieID	programRun » location » id	organisation	organisation_id		x
Kerninformatie	Locatie naam	programRun » location » locationName	organisation	organisation_name		x
Kerninformatie	Locatie adres	programRun » location » address	address	visit_street_1 + nr		x
Kerninformatie	Locatie postcode	programRun » location » zipcode	address	visit_zip		x
Kerninformatie	Locatie stad	programRun » location » city	address	visit_city		x
Kerninformatie	Opleidingsniveau	programClassification » programLevel	edudex	program_level	x	x
Kerninformatie	Einddocument	programClassification » degree	edudex	degree		x
Kerninformatie	Studiepunten PE	programClassification » credits	edudex	credits_pe		x
Kerninformatie	Studiepunten ECTS	programClassification » credits	edudex	credits_ects		x
Kerninformatie	Open/afnemer-specifiek	programRun » openTo	train_group	project_id		o
Beschrijvingen	Samenvatting	programDescriptions » programSummaryText	edudex	program_summary_text	x	x
Beschrijvingen	Beschrijving	programDescriptions » programDescriptionText	training	description	x	x
Beschrijvingen	Link online omgeving	programDescriptions » courseSiteLink	edudex	course_site_link		x
Aanmelding	Geopend voor aanmelding	programAdmission » applicationOpen	edudex	application_open		x
Aanmelding	Aanmelding	programAdmission » applicationType	edudex	application_type	x	x
Aanmelding	Min deelnemers	programAdmission » minNumberofParticipants	training	min_participants		x
Aanmelding	Max deelnemers	programAdmission » maxNumberofParticipants	training	max_participants		x
Aanmelding	Betalingsmoment	programAdmission » paymentDue	edudex	payment_due		x
Aanmelding	Benodigd niveau	programAdmission » requiredLevel	edudex	required_level		x
Opleidingsvorm	Type opleiding	programClassification » programType	edudex	program_type	x	x
Opleidingsvorm	Opleidingsduur aantal	programClassification » programDuration	edudex	program_duration	x	x
Opleidingsvorm	Opleidingsduur eenheid	programClassification » programDuration @unit	edudex	program_duration_unit	x	x
Opleidingsvorm	Programmatijden	programClassification » programForm	edudex	program_form	x	x
Opleidingsvorm	Studiedruk aantal	programCurriculum » studyLoad	edudex	study_load		x
Opleidingsvorm	Studiedruk eenheid	programCurriculum » studyLoad @period	edudex	study_load_period		x
Contactpersonen	Naam contactpersoon	programContacts » contactName	edudex	contact_name		x
Contactpersonen	Rol contactpersoon	programContacts » role	edudex	role		x
Planning & kosten	Aanvangstype	programAdmission » startDateDetermination	edudex	start_date_determination	x	x
Planning & kosten	Status	programRun » status	edudex_group	status	x	x
Planning & kosten	Deadline aanmelding	programRun » applicationDeadline	edudex_group	application_deadline		x
Planning & kosten	Startdatum	programRun » startDate	train_group	start_date	x	x
Planning & kosten	Einddatum	programRun » endDate	train_group	end_date	x	x
Planning & kosten	Contactmomenten	programRun » contactHoursPartOfDay	edudex_group	contact_hours_part_of_day		x
Planning & kosten	Contacttijd	programRun » numberOfContactSessions	edudex_group	number_of_contact_sessions		x
Planning & kosten	Sessie-ID	programRun » courseDay » id	train_group_schedule	train_group_schedule_id		x
Planning & kosten	Begintijd sessie	programRun » courseDay » startTime	train_group_schedule	start_time		x
Planning & kosten	Eindtijd sessie	programRun » courseDay » endTime	train_group_schedule	end_time		x
Planning & kosten	Naam sessie	programRun » courseDay » name	train_group_schedule	schedule_title		x
Planning & kosten	Kosten geldig tot	programRun » cost » amountValidUntil	edudex_group	amount_valid_until		x
Planning & kosten	Soort kosten	programRun » cost » costType	art_category	name		x
Planning & kosten	Munteenheid	programRun » cost » currency	art_currency	name		x
Planning & kosten	Kostenomschrijving	programRun » cost » descriptionText	train_group_item	article_description		x
Planning & kosten	Bedrag excl. BTW	programRun » cost » amount	train_group_item	c_amount_sell		x
Planning & kosten	BTW bedrag	programRun » cost » amountVAT	train_group_item	c_amount_vat_sell		x
Planning & kosten	BTW-vrij bedrag	programRun » cost » VATExemptAmount	train_group_item	c_amount_sell + VATExempt%		x
Planning & kosten	BTW code	programRun » cost » VATCode	art_vat	art_vat_code		x
Planning & kosten	BTW percentage	programRun » cost » VATPercentage	art_vat	percentage		x

7. Aandachtspunten bij implementatie

7.1 Checklist inrichting

Klant is aangemeld bij EDU-DEX en heeft een OrgUnitID ontvangen
EDU-DEX module is geactiveerd in de Module Settings
Server folder is aangemaakt en Publicatie URL is correct berekend
Standaard (of afwijkende) query is ingevoerd en getest
E-mailadres voor foutmeldingen is ingesteld
Batchproces 'EDU-DEX Export' is ingepland
Minimaal één testrun handmatig uitgevoerd en XML gevalideerd
XML-bestanden zijn succesvol aangeleverd en verwerkt door EDU-DEX
EDU-DEX is per e-mail geïnformeerd over de publicatie URL

7.2 Veelvoorkomende aandachtspunten

De SQL-query moet altijd training_id en train_group_id als eerste twee kolommen bevatten.
Groepen zonder startdatum worden niet meegenomen in de XML-uitvoer.
Cursussen zonder geplande groepen worden wel gepubliceerd (als Generic Program Run) — potentiële deelnemers kunnen alvast interesse tonen.
De Publicatie URL wordt automatisch berekend na het instellen van de Server folder. Kopieer altijd de berekende URL (niet handmatig intypen).
BTW-vrijgesteld percentage is optioneel maar relevant voor organisaties met BTW-vrijstelling.
Velden die niet verplicht zijn maar relevant voor de doelgroep van de klant, moeten bewust worden ingevuld om een volledige publicatie te bereiken.

8. Handige links en referenties

Omschrijving	URL
EDU-DEX website	https://www.edudex.nl/
EDU-DEX API-documentatie	https://www.edudex.nl/edudox/
EDU-DEX XML-validatietool	https://feeds.edudex.nl/validatie/
Lijst met OrgUnitID's van alle opleiders	http://feeds.edudex.nl/organizatie-ids/
EDU-DEX testomgeving (beheer)	https://beheer.edudex.nl/
Leeroverzicht.nl (voorbeeldportal)	https://www.leeroverzicht.nl/