Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Hoe kan ik documenten in CRM delen via Onedrive?

Bijgewerkt

In CRM is het mogelijk om links naar Office365 documenten op te slaan. Dat houdt in dat het document niet zelf in CRM staat maar op een OneDrive locatie, en dat de rechten voor het document via Office 365 kunnen worden ingesteld. CRM kan worden gebruikt om de documenten te ontsluiten, zodat ze vindbaar zijn bij de persoon, organisatie of andere locatie.

Er is verschil bij het opslaan van gedeelde documenten wanneer gebruik wordt gemaakt van de Document management System (DMS) module of niet. DMS geeft opties om tussentijdse snapshot (versies) van het document te maken en de documenten te linken aan dossiers.

LET OP: Het is aan te raden een aparte map aan te maken onder 'Downloads' waar documenten vanuit CRM neer worden gezet. (Zie artikel : Hoe kan ik de documenten die ik download vanuit CRM apart houden van mijn andere downloads?) Deze kan dan toegevoegd worden aan je OneDrive mappen.

 

Standaard stappen voor delen van (links naar) documenten in CRM

Voor elk document is het belangrijk om te beginnen binnen CRM. Dit zorgt er voor dat de huisstijl en nummering van documenten uniform is. Daarnaast kunnen eenvoudig velden uit CRM worden samengevoegd in het document m.b.v. een sjabloon.

  1. Ga naar de locatie waar je het bestand wilt toevoegen, bijvoorbeeld een persoonskaart;
  2. Klik onder de tab 'Bestanden' op 'Voeg samen';

2. Kies het sjabloon, klik op OK en het document wordt gegenereerd;

3. Open deze in MS Word vanuit de Downloads map;

4. Klik 'Delen' en voeg de personen of groepen toe die het document mogen inzien en/of bewerken;

5. Kopieer de koppeling naar het 'URL' veld van het bestand in STB CRM;

Het bestand is nu zichtbaar als link naar het gedeelde bestand.

 

Stappen voor Documenten delen met de Document Management Module 

Indien de DMS module is geactiveerd, wordt in de basis dezelfde flow gebruikt, maar verschilt de interface.

  1. Maak een nieuw document aan, bijvoorbeeld vanuit een dossier,  vanuit het tabblad 'Documenten';
  2. Vul eerst het 'Soort document' en 'Betreft' in;

2. Kies het sjabloon dat je wilt gebruiken via de 'Selecteer'-knop bij 'Bestandsnaam';

Vervolgens kun je dezelfde stappen 3 en 4 uitvoeren als genoemd bij 'Standaard';

5. Plak de link in het document door weer de 'Selecteer' knop bij 'Bestandsnaam' te klikken;

Plak hier de link in het veld 'Adres' en geef een 'Weer te geven tekst' op als vriendelijke naam voor de link;

Deze verschijnt op de detailkaart;

Onder het dossier is duidelijk via het icoon dat het om een link gaat.

En je document staat gelinkt!

Verwante artikelen